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Virage Group accompagne la transformation numérique du Département du Rhône avec Perf Monitor

Retour d’expérience de Daniel Coissard, Directeur des Usages Numériques du Département du Rhône

Une direction au service de la transformation numérique du département

La Direction des Usages Numériques du Département du Rhône porte la politique publique de transformation numérique de la collectivité qui vise à favoriser la proximité aux usagers, équiper et former les agents, et renforcer son système de cybersécurité.

A ce titre, elle adresse des problématiques aussi bien internes qu’externes : infrastructures (réseaux et télécoms), cybersécurité, métiers de la collectivité (routes, collèges, social, logistique, etc.), soutien aux services supports (RH, marchés publics, etc.), etc. Au total, elle administre 130 applications métiers.

A son arrivée au sein de la collectivité en 2021, Daniel Coissard crée un bureau dédié au management des projets de la donnée, dont la mission est de garantir la qualité des datas fournies à plus de 50 000 usagers et 2 000 agents et élus. C’est dans ce cadre qu’il collabore tout d’abord avec Virage Group, à travers la solution Projet Monitor, consacrée au pilotage de portefeuilles de projets. Depuis le début de l’année, cet accompagnement s’est étoffé avec le déploiement de Perf Monitor.

Trois questions à Daniel Coissard, Directeur des Usages Numériques du Département du Rhône :

Pourquoi avoir fait le choix d’une solution dédiée au pilotage des plans stratégiques ?

“Il nous manquait une colonne vertébrale pour structurer notre stratégie et suivre l’ensemble de nos plans d’actions de manière optimale. Nous étions contraints de multiplier les fichiers Excel, ce qui m’empêchait d’avoir une vision globale sur l’avancée des actions. Ce fonctionnement était également source d’erreur et de perte de temps.”

Comment se matérialise l’utilisation de Perf Monitor ?

“L’outil est structuré autour d’une interface intuitive et ergonomique qui centralise l’ensemble des informations liées aux activités en cours. Tous les agents qui réalisent du pilotage de plans y ont accès après avoir suivi un cycle de formation. Ils renseignent ensuite l’avancement des actions qu’ils suivent (réunions, inventaires des tâches à effectuer et actualisation au fur et à mesure) dans le logiciel. Grâce à cette approche collaborative nous suivons les axes du plan de transformation numérique et du Schéma Directeur Stratégique du Système d’information en temps réel. Nous conservons aussi une base de données qui représente un gain de temps précieux lors de l’arrivée d’un nouveau collaborateur. Cela me permet d’avoir une vision à la fois macro et opérationnelle : en quelques clics, j’accède à toutes les opérations engagées et je peux rentrer dans le détail pour évaluer leur déroulement.

Nous sommes encore en phase de test : 5 des 12 axes de notre plan de transformation sont aujourd’hui traités par l’intermédiaire de Perf Monitor. Ce qui représente actuellement 190 actions.”

Quels sont les bénéfices majeurs de cet outil ?

“Si elle est encore en phase de test, la solution s’est rapidement imposée comme un outil de travail central et essentiel pour pour nos prises de décisions, aussi bien au niveau de la Direction que de la gouvernance politique. A terme, elle nous permettra de mesurer le taux de réalisation par axe et de réorienter certaines actions. Nous optimisons d’ores et déjà nos réunions grâce à un accès fluide et rapide aux projets : grâce aux indicateurs très visuels, les élus et la direction générale en charge des enjeux numériques, qui ne sont pas forcément des ultra-spécialistes, peuvent mesurer les progrès réalisés par la direction et vérifier que les actions en cours sont bien alignées avec les objectifs de la mandature. A terme, nous souhaitons d’ailleurs le déployer au sein des autres directions de la collectivité.”

Virage Group, un partenaire privilégié des acteurs publics et des collectivités

Virage Group (45 collaborateurs, 4,1 M€ de CA en 2023) accompagne plus d’une centaine d’acteurs publics dans l’optimisation de leur organisation : 70 collectivités territoriales (13 métropoles, 12 conseils régionaux ou encore 30 conseils départementaux) dont les régions Pays de la Loire et Occitanie ou les départements de Haute-Savoie et d’Ile-et-Vilaine. Les acteurs de la santé (dont 20% des CHU français) tirent également des bénéfices de ses outils.

Depuis mars 2024, sa solution Perf Monitor a notamment été adoptée par le Ministère de la santé pour piloter les les Contrats d’Objectifs et de Moyens dans l’intégralité des Agences Régionales de Santé.

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