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Pourquoi la conformité réglementaire doit inclure les outils de chats et messageries instantanées

Aligner ses processus de gestion et d’échange avec les règles de conformité doit être une priorité pour les professions exerçant dans différents secteurs. C’est notamment le cas des professionnels de la banque et de l’assurance qui se doivent d’enregistrer les échanges et les conseils formulés à leurs clients. Si ce sujet n’est pas nouveau et que nombre de professionnels sont d’ores et déjà bien outillés notamment pour les canaux d’échanges historiques : téléphones, mail, etc., il n’en reste pas moins qu’ils doivent en continu faire évoluer leurs dispositifs pour intégrer tous les moyens de communication existants.

La montée en puissance des nouveaux outils de communication

Traditionnellement, et encore en grande majorité, les acteurs de la banque et de l’assurance échangent avec leurs clients via des canaux historiques qui leur permettent de communiquer et de conseiller leurs clients.

Pour autant, avec l’évolution des usages, les professionnels de la finance sont amenés à utiliser de nouveaux environnements. C’est notamment le cas des messageries de nouvelle génération. Les plateformes sont multiples et utilisées désormais à grande échelle par nombre de clients : Chat Microsoft Teams, WhatsApp etc.

Ne pas les prendre en compte dans son dispositif de conformité est une erreur absolue et a d’ores et déjà été préjudiciable à différents acteurs du marché qui se sont vus sanctionner par des amendes pour non-conformité au regard du non-enregistrement des conseils dispensés par e-messages ou visioconférence.

Ces premières mises en garde doivent sensibiliser les professionnels de la banque et de l’assurance sur la nécessité de pouvoir gérer leur conformité à 360 degrés. Il est donc nécessaire de capturer les interactions par chat entre les parties prenantes. Cela permet d’obtenir un enregistrement complet du chat en incluant la traçabilité des modifications et la conservation des messages supprimés, offrant ainsi une transparence totale dans les échanges

La conformité, un obstacle ou une opportunité ?

Comme des alchimistes modernes, les entreprises financières doivent transformer les données des conversations en ligne en informations précieuses, permettant ainsi de minimiser les fraudes.

Opter pour une approche globale de la conformité réglementaire

Au regard de l’évolution rapide des usages, des outils et des moyens de communication existants, il est primordial de pouvoir piloter la conformité de manière unifiée, simple et automatisée. C’est précisément sur ce point que tous les efforts doivent être apportés pour passer de dispositifs traditionnels à une conformité robuste. Il apparait donc plus que jamais que la prise en compte des nouveaux modes de communication est une priorité pour les professionnels de la finance. Ainsi, il est impératif de s’assurer que ces derniers puissent s’appuyer sur des environnements unifiés leur permettant de garantir la conformité de leurs échanges, tout en restant agiles face aux évolutions technologiques et réglementaires.

Par Eric Buhagiar, Directeur Général de ASC Technologies France

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